Krok 1: kilka zadań przed wystawą
Krok 2: na dzień przed wystawą
Krok 3: w trakcie wystawy
Krok 4: po zakończeniu wystawy
Na początek należy jasno określić cel. Dlaczego bierzemy udział w tych targach? Co chcemy osiągnąć?
Najczęstsze cele, jakie stawiają sobie firmy uczestniczące w targach:
• sprzedaż, podpisanie umów
• badanie, monitoring rynku i poczynań konkurencji
• kontakt z klientami (partnerami) i nawiązanie kontaktu z potencjalnymi klientami (partnerami)
• budowa wizerunku firmy
• prezentacja oferty firmy, produktów
• wprowadzenie na rynek nowych produktów/usług
Określenie celów łączy się z podjęciem decyzji, kto będzie obecny na targach i będzie reprezentować firmę – czy będzie to szef marketingu, handlowiec czy też technik; pod kątem założonych celów przygotowujemy także materiały reklamowe, jakie maja być prezentowane na stoisku oraz decydujemy o tym, jakie produkty będą prezentowane. Ważne jest, by zrobić dobre wrażenie na odwiedzających. Pamiętajmy – często to pierwsze wrażenie jest decydujące. Dla wielu firm targi to tzw. “chleb powszedni”, ponieważ są one obecne na wielu imprezach w roku, ale nie można zapomnieć, że dana grupa odwiedzających obecna jest właśnie na danych targach i stąd ważne jest, aby pozostawić po sobie dobre wrażenie.
Z określeniem celów łączy się także kwestia potencjalnych odwiedzających. Przed targami należy sobie postawić pytanie – kogo chcemy spotkać na targach, kto powinien odwiedzić nasze stoisko? W tym celu należy starannie przygotować zaproszenia, które ułatwią zaproszonym znalezienie naszego stoiska. Często organizatorzy targów oferują materiały reklamowe w postaci specjalnych zaproszeń, banerów graficznych etc – skorzystajmy z tego i włączmy się w kampanię komunikacyjną targów.
Organizatorzy targów zazwyczaj pytają o produkty swoich wystawców – podajmy im tę informację, dzięki temu będziemy aktywna częścią ich kampanii komunikacyjnej, w innym wypadku skorzysta z tego konkurencja. Organizatorzy targów pisząc informacje prasowe do mediów potrzebują informacji od wystawców, gdy ich nie maja albo nie piszą o danym wystawcy, albo szukają sami tych informacji, a wówczas jako wystawca nie mamy bezpośredniego wpływu na to, co się ukaże.
WAŻNE – pamiętajmy o mediach społecznościowych (Facebook, Linkedin i inne), ich rola jest ogromna w procesie komunikacji.
Niezwykle ważny jest wygląd stoiska, którego kolorystyka powinna w najlepszym wypadku być odzwierciedleniem naszej marki. Większość z nas jest wzrokowcami i dlatego wygląd stoiska będący odzwierciedleniem marki znacznie mocniej utrwali się w pamięci odwiedzających. Nieodłączną częścią stoiska są osoby znajdujące się na nim. Ważne, aby były to osoby komunikatywne i umiejące nawiązać kontakt z potencjalnym klientem. Nie powinna mieć miejsca sytuacja, że klient kilka minut stoi przy stoisku, bierze materiały reklamowe i nikt do niego nie podchodzi, aby opowiedzieć mu o firmie, czy produkcie. W ten sposób nikogo nie zachęcimy do współpracy z nami.
Do efektywnego kontaktu z odwiedzającymi niezbędne są odpowiednie materiały na stoisku. Oprócz materiałów typowo marketingowych nie zapomnijmy o tych informacyjnych, które powinny zawierać ważne dane dotyczące naszych produktów. I najważniejsze – odpowiednia ilość wizytówek – ich nie może w żadnym wypadku zabraknąć. Pomocne są też formularze dla odwiedzających stoisko, gdzie wpisujemy dane kontaktowe naszego klienta, czy też potencjalnego klienta. Coraz więcej firm praktykuje takie rozwiązanie.
Ważną funkcję na stoisku odgrywają również gadżety reklamowe – mają one przykuć uwagę odwiedzającego i być swego rodzaju wizytówką firmy – im bardziej praktyczne, tym dłużej odwiedzający je zachowa i tym dłużej będzie kojarzył z nimi naszą firmę.
Dodatkowe atrakcje – zastanówmy się, czy może warto zainwestować i przygotować dodatkową atrakcję dla odwiedzających. Możliwości jest wiele, od loterii po konkursy. Faktem pozostaje to, że takie atrakcje przyciągają i pozostają w pamięci. Każdy z nas chętnie przecież wygrywa i otrzymuje nagrody.
Ważną grupą odwiedzającą targi są media – dla nich należy również przygotować specjalne materiały, które “przykują” ich uwagę, co przełoży się na oddźwięk po targach. Z mediami branżowymi warto nawiązać kontakt już wcześniej, aby miały okazje zapoznać się z naszą firma i jej produktami. Im wyraźniejszy i im bardziej interesujący będzie nasz przekaz dla mediów, tym większa szansa, że zainteresują się naszym produktem.
Nie wolno zapomnieć o samych targach, w których bierzemy udział. Zapoznajmy się dokładnie z listą wystawców, może są wśród mnich nasi partnerzy/klienci, czy też potencjalni partnerzy/klienci i może warto umówić się z nimi na spotkanie.
Udajmy się do hali wystawienniczej i sprawdźmy stan przygotowania stoiska (kompletność wyposażenia) i jego wyposażenie techniczne. W razie potrzeby uzupełnienia, zmian lub domówienia wyposażenia koniecznie zgłośmy się do Organizatora.
Odbierzmy identyfikatory dla obsługi stoiska.
Przygotujmy stoisko: rozłóżmy materiały promocyjne i zadbajmy o dekorację stoiska.
Dowiedzmy się w jakich godzinach jest czynna wystawa i w jakich godzinach możemy przebywać w hali w celu przygotowania stoiska.
Na godzinę przed rozpoczęciem wystawy przyjdźmy na stoisko i sprawdźmy, czy wszystko wygląda tak jak zaplanowaliśmy.
Każdego poranka warto przeprowadzić odprawę obsłudze stoiska (wyznaczając osobę odpowiedzialną za stoisko) – przygotujmy ich do rozmów handlowych, przedstawmy najważniejsze punkty, które powinni poruszyć w trakcie przedstawiania oferty klientom.
Sprawdźmy czy miejsce do rozmów z klientami jest gotowe (broszury produktów, notatnik, długopis, wizytówki).
W ramach targów ma miejsce wiele wydarzeń towarzyszących – zapoznajmy się z nimi, może warto wziąć w nich udział.
Wykłady i prezentacje to też ważne miejsce spotkań branży – nie przegapmy tego, tam możemy spotkać konkretnych klientów/partnerów, którzy są zainteresowani naszą branżą, warto tam się pojawić, aby nawiązać kontakt z innymi uczestnikami targów, czy też prelegentami.
Zaplanujmy trochę czasu, aby odwiedzić wystawę – zróbmy notatki. Po każdym dniu warto zrobić odprawę obsłudze stoiska – omówcie najważniejsze wydarzenia dnia. Sprawdźmy listę kontrahentów z którymi rozmawiali Twoi pracownicy – dokładnie zapisuj wszelkie spostrzeżenia, które będą pomocne w na kolejnym etapie rozmów. Sprawdźmy co na stoisku należy poprawić na kolejny dzień targowy (np. sprzątanie, uzupełnienie materiałów itp.) Przygotujmy plan spotkań na następny dzień targowy.
Organizatorzy targów wplatają w program targów często różnego rodzaju konkursy i nagrody – czy to dla innowacyjnych produktów i technologii, czy też za najładniejsze stoisko – bierzmy w tym udział. Zgłaszajmy swoje firmy i produkty, ale nie zapomnijmy o tym, aby dostarczyć wystarczającego opisu, zdjęcia też są zawsze mile widziane. Im bardziej szczegółowa informacja tym większe szanse, że zostaniemy zauważeni.
W ramach imprez targowych często odbywają się tzw. spotkania po godzinach – czy to wieczór wystawców, czy też innego rodzaju spotkania – bierzmy w tym udział. Pokażmy się. Po godzinach, przy lampce wina można nawiązać wiele kontaktów, które zaowocują w przyszłości.
WAŻNE: czytajmy wszystkie informacje od organizatorów danych targów!!!
Po targach zorganizujmy wewnątrz firmowe spotkanie, na którym przedstawimy wyniki i nasze wrażenia po targach. Pamiętajmy o tym, aby nawiązać kontakt z tymi, którzy życzyli sobie tego na targach, czy też są dla nas ważni. Zróbmy mailing do osób, które były na naszym stoisku, podziękujmy im za odwiedzenie nas i zaprośmy do współpracy. To będzie na pewno mile widziane.
I na koniec …nie zapomnijmy o zaplanowaniu udziału w kolejnych targach.
